Conservazione sostitutiva dei documenti informatici: proroga dei termini

Documenti informatici rilevanti ai fini tributari
Per documento informatico avente rilevanza fiscale s’intende qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari (risposta all’interpello dell’Agenzia delle Entrate | 17 ottobre 2019, n°417).

I documenti informatici rilevanti ai fini tributari (art. 2, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014):

  • hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità;
  • utilizzano appositi formati (ad esempio: PDF, PDF/A, TIFF, JPG, XML e TXT), compresi quelli scelti dal responsabile della conservazione, che ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

Per la conservazione elettronica dei documenti informatici non è previsto l’obbligo della loro materializzazione su supporti fisici per considerarli giuridicamente esistenti ai fini delle disposizioni tributarie; tale principio opera indipendentemente dalla circostanza che i predetti documenti siano qualificabili come fatture elettroniche oppure che siano documenti creati e/o inviati con strumenti elettronici (risposta all’interpello dell’Agenzia delle entrate 11 ottobre 2018, n. 34).

Procedura di conservazione
La conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari deve essere effettuata in modo che siano (art. 3, comma 1, del D.M. 17 giugno 2014):

  • rispettate le norme del Codice civile, del Codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche, comprese le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
  • consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con Provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.

Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione (art. 3, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014).

Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari deve essere ultimato entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali (art. 5, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014), da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (risoluzione dell’Agenzia delle entrate 10 aprile 2017, n. 46).

Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento, da intendere come periodo d’imposta nel quale è stata completata la procedura di conservazione, indipendentemente dal periodo di formazione del documento conservato (art. 5, comma 1, del D.M. 17 giugno 2014).

Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di IVA ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali e` imposta da altre disposizioni della legge tributaria, e` punito con la sanzione amministrativa da 1.000 a 8.000 euro (art. 9, comma 1, del D.Lgs. n. 471/1997).

Proroga del termine di conservazione dei documenti informatici relativi all’anno 2019
Con riferimento al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza tributaria, si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro il sesto mese successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi (art. 5, comma 16, del D.L. n. 41/2021 – Decreto sostegni).

In sostanza, relativamente al predetto periodo d’imposta, il termine ordinario di conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, fissato al terzo mese successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi (art. 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994), viene prorogato di 3 mesi.
Pertanto, per i soggetti “solari”, per i quali il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno 2019 è scaduto il 10 dicembre 2020 dopo la proroga disposta dal Decreto ristori-quater (art. 3 del D.L. n. 157/2020), il processo di conservazione dei documenti informatici dovrà essere ultimato entro il 10 giugno prossimo, anzichè entro il 10 marzo 2021 come precedentemente fissato.

Come anticipato nel comunicato stampa del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 13 marzo 2021, il differimento e` dovuto ad una duplice esigenza. In particolare:

  • da un lato, l’adempimento in oggetto costituisce una novità nel panorama delle scadenze tributarie, in quanto l’obbligo di fatturazione elettronica nelle operazioni tra privati è stato introdotto a decorrere dalle operazioni effettuate dal 1° gennaio 2019, per cui è la prima volta che occorre procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche emesse e ricevute nel periodo d’imposta;
  • dall’altro, l’emergenza sanitaria in corso ha posto a carico degli operatori numerosi adempimenti connessi alle misure straordinarie varate per far fronte alla crisi economico sociale causata dalla pandemia che si sono aggiunti alle scadenze ordinariamente previste dal sistema tributario.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
Le e-fatture devono essere conservate in modalità elettronica (art. 39, comma 3, del D.P.R. n.633/1972).
Qualora, ove consentito, il soggetto IVA non accetti di ricevere la fattura in formato elettronico, è possibile procedere alla sua conservazione secondo le modalità tradizionali, in riferimento al documento cartaceo.

La conservazione sostitutiva ha efficacia tanto civilistica, quanto tributaria e riguarda tutti i documenti (fatture elettroniche, note di variazione e allegati) veicolati tramite il Sistema di Interscambio, sia su base obbligatoria che volontaria (circolare dell’Agenzia delle entrate 17 giugno 2019, n. 14, § 8).
La validità legale è garantita dalla conformità del sistema di conservazione alle previsioni delle regole tecniche di cui al Codice dell’amministrazione digitale (art. 71 del D.Lgs. n. 82/2005). Gli aventi diritto, con richiesta motivata, possono ottenere l’esibizione delle fatture conservate, con le modalità specificate nel Manuale della conservazione.

L’Agenzia delle entrate, nell’ambito delle FAQ pubblicate sul proprio sito Internet, ha precisato che, tanto i consumatori finali persone fisiche quanto gli operatori che rientrano nel regime forfettario o di vantaggio, quanto i condomini e gli enti non commerciali, possono sempre decidere di ricevere le fatture elettroniche emesse dai loro fornitori comunicando a questi ultimi, ad esempio, un indirizzo PEC (sempre per il tramite del Sistema di Interscambio). Gli operatori che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario e gli operatori identificati, anche attraverso rappresentante fiscale, in Italia non hanno, invece, l’obbligo di emettere le fatture elettroniche; tali soggetti non hanno neppure l’obbligo di conservare elettronicamente quelle ricevute nel caso in cui il soggetto non comunichi al cedente/prestatore la PEC ovvero un codice destinatario con cui ricevere le fatture elettroniche.
Tali indicazioni ponevano il dubbio sulla conservazione analogica nel caso in cui il contribuente in regime forfettario avesse comunicato al fornitore il codice destinatario o la PEC. In caso di ricezione di fatture elettroniche, non sussiste l’obbligo di conservazione digitale delle stesse, anche qualora i contribuenti in regime forfettario abbiano volontariamente comunicato ai cedenti/prestatori il loro indirizzo telematico o abbiano provveduto a registrare la PEC o il codice destinatario, abbinandoli univocamente alla loro partita IVA mediante utilizzo del servizio di registrazione offerto dall’Agenzia delle entrate (circolare Agenzia delle entrate 10 aprile 2019, n. 9, § 4.1).

Fermo restando che l’obbligo di conservazione sostitutiva s’intende soddisfatto per tutte le fatture elettroniche, nonchè per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio, memorizzati dall’Agenzia delle entrate (art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. n. 127/2015), gli operatori possono avvalersi, a tal fine, di un servizio gratuito (della stessa Agenzia) di conservazione delle fatture elettroniche e delle note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio, che può essere usufruito, anche tramite intermediari appositamente delegati dal cedente/prestatore o cessionario/committente, aderendo preventivamente all’accordo pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia (Provv. Agenzia delle entrate 30 aprile 2018, n. 89757).

Il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate garantisce la conservazione per un periodo di 15 anni, a meno che il contribuente decida di revocarlo e di rientrare in possesso di tutte le fatture conservate utilizzando la funzione export.
Resta inteso che ciascun contribuente è libero, pur avendo aderito al servizio gratuito di conservazione, di conservare ulteriormente, in proprio o avvalendosi di un soggetto professionale terzo, fatture elettroniche e documenti veicolati tramite Sistema di Interscambio (circolare Agenzia delle entrate n. 14/E/2019, § 8).

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