Cause di rifiuto delle fatture ricevute dalla P.A.: ultimi chiarimenti

Trasmissione delle fatture elettroniche
La trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio (SdI) e da quest’ultimo alle Pubbliche amministrazioni acquirenti di bene e servizi attraverso di uno dei seguenti canali (Allegato B al DM n.55/2014, §3.1):

  • un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, nonche l’integrità del contenuto delle stesse;
  • un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
  • un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio attestate su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
  • un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale;
  • un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti accreditati.

I fornitori possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione delle fatture elettronichealle Pubblicheamministrazioni e, a loro volta, queste ultime possono avvalersi di intermediari per riceverle (art. 5 del D.M. n. 55/2013).

Interazione con SdI
Sono previste specifiche procedure operative per la trasmissione delle fatture elettroniche e lo scambio di informazioni (ricevute, notifiche) tra gli attori del processo.

Affinché i soggetti riceventi possano interagire con SdI devono essere soddisfatti i requisiti indispensabili alla loro qualificazione e al proprio riconoscimento attraverso:

  • la dotazione di una casella di posta elettronica certificata (PEC) o di analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse;
  • adesione e sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI;
  • definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi di notifica, attraverso protocolli di file transfer all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.

Affinchè il fornitore possa interagire con SdI devono essere soddisfatti i requisiti minimi indispensabili alla loro identificazione, che sono specifici dei singoli canali utilizzati.
Il soggetto che, per trasmettere le fatture elettroniche a SdI, intende utilizzare la posta elettronica certificata (PEC) non ha necessità di identificarsi in via preventiva al SdI, ma deve avvalersi di un gestore con il quale mantenere un rapporto finalizzato alla disponibilità del servizio; tale gestore deve essere tra quelli inclusi in apposito elenco pubblico gestito dall’Agenzia per l’Italia digitale.
Il soggetto che per trasmettere le fatture elettroniche al SdI intende utilizzare un sistema di cooperazione applicativa, sia che si tratti di servizi esposti su SPC sia di servizi esposti su rete internet, deve necessariamente identificarsi al SdI tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio con SdI stesso.
Il soggetto che per trasmettere le fatture elettroniche a SdI intende utilizzare un sistema di trasmissione dati su protocollo FTP deve necessariamente identificarsi al SdI tramite la definizione e la sottoscrizione con SdI di un protocollo di trasmissione.

SdI attesta l’avvenuto svolgimento delle fasi principali del processo di trasmissione delle fatture elettroniche attraverso un sistema di comunicazione che si basa sull’invio di ricevute e notifiche.
La procedura può essere schematizzata nei punti seguenti (Allegato B al D.M. n. 55/2013, §4.5):

  • SdI, ricevuto correttamente il documento fattura, assegna un identificativo proprio ed effettua i controlli propedeutici all’inoltro alla Pubblica amministrazione destinataria;
  • in caso di controlli con esito negativo, SdI invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente;
  • nel caso di esito positivo dei controlli, SdI trasmette la fattura elettronica alla Pubblica amministrazione destinataria;
  • nel caso di buon esito della trasmissione, SdI invia al fornitore una ricevuta di consegna della fattura elettronica;
  • nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili a SdI, la trasmissione alla Pubblica amministrazione destinataria non fosse possibile, SdI invia al fornitore una notifica di mancata consegna; resta a carico di SdI l’onere di contattare la Pubblica amministrazione destinataria affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e, a problema risolto, di procedere con l’invio;
  • SdI riceve notifica, da parte della Pubblica amministrazione destinataria, di riconoscimento/rifiuto della fattura, che provvede ad inoltrare al fornitore a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica.

SdI, per ogni fattura elettronica correttamente ricevuta, effettua una serie di controlli
propedeutici all’inoltro alla Pubblica amministrazione destinataria.
Questa attività di verifica, nei limiti di ambito in cui è circoscritta, si configura come:

a) un’operazione necessaria a minimizzare i rischi di errore in fase elaborativa;
b) uno strumento di filtro per prevenire:
– da un lato, possibili e dispendiose attività di contenzioso; e
– dall’altro, per accelerare eventuali interventi di rettifica sulle fatture a vantaggio di una più rapida conclusione del ciclo fatturazione/pagamento.

Il mancato superamento dei predetti controlli viene notificato al fornitore e genera lo scarto della fattura, che, conseguentemente, non viene inoltrata alla Pubblica amministrazione destinataria.
Le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare:

– la nomenclatura e unicità del documento trasmesso;
– l’integrità del documento;
– l’autenticità e validità del certificato di firma;
– la conformità del formato fattura alle specifiche tecniche;
– la validità del contenuto della fattura rispetto alle informazioni definite dalle specifiche tecniche.

Cause di rifiuto delle fatture elettroniche
Le Pubbliche amministrazioni non possono rifiutare le fatture elettroniche al di fuori dei seguenti casi (art. 2-bis del D.M. n. 55/2013):

a) fattura elettronica riferita a un’operazione che non è stata posta in essere in favore del soggetto destinatario della trasmissione;
b) omessa o errata indicazione del Codice identificativo di Gara (CIG) o del Codice unico di Progetto (CUP), che deve essere riportato in fattura, tranne i seguenti casi di esclusione:
– nelle transazioni finanziarie;
– dall’obbligo di tracciabilità;
c) omessa o errata indicazione del codice di repertorio, richiesto per le fatture riguardanti i dispositivi medici acquistati dalle strutture pubbliche del Servizio Sanitario Nazionale;
d) omessa o errata indicazione del codice AIC (Autorizzazione all’immissione in commercio) e del corrispondente quantitativo, da riportare in fattura al fine di consentire un più efficace monitoraggio della spesa pubblica;
e) omessa o errata indicazione del numero e della data della determinazione dirigenziale d’impegno di spesa per le fatture emesse nei confronti delle Regioni e degli enti locali.

Alle Pubbliche amministrazioni è vietato il rifiuto delle fatture elettroniche nei casi in cui gli elementi informativi contenuti nelle medesime possono essere corretti mediante la procedura di variazione dell’imponibile e/o dell’imposta (di cui all’art. 26 del Decreto IVA).

La Pubblica amministrazione, dopo avere accertato l’inaccettabilità della fattura, invia la notifica di rifiuto a SdI, che, a sua volta, provvede a inoltrarla al fornitore.

La Pubblica amministrazione, nel caso in cui notifichi al fornitore il rifiuto della fattura elettronica, deve indicare la specifica causa del rifiuto.

Impossibilità di rifiuto delle fatture nei rapporti tra privati
Il Decreto ministeriale che ha definito le cause di rifiuto delle fatture elettroniche ricevute dalla Pubblica amministrazione si prefigge lo scopo di uniformare le regole tecniche delle fatture elettroniche in esame con quelle previste per le fatture elettroniche nei rapporti tra privati.
E’ il caso, tuttavia, di osservare che l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica non ha previsto disposizioni specifiche riguardanti il rifiuto della fattura da parte del cliente “privato”. Pertanto, quest’ultimo può rifiutare o contestare la fattura ricevuta comunicando direttamente con il fornitore (ad esempio: via e-mail, telefono, ecc.), restando preclusa la possibilità di veicolare alcun tipo di comunicazione di rifiuto o contestazione attraverso il canale SdI (FAQ n. 18 pubblicata il 27 novembre 2018).

Diversa è, invece, l’ipotesi dello scarto della fattura elettronica da parte di SdI, che determina la mancata emissione e la conseguente applicazione delle sanzioni (Principio di diritto dell’Agenzia delle Entrate n. 23 dell’11 novembre 2019):

– fra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 500 euro;
– da euro 250 a euro 2.000, quando la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo.

Al fine di non incorrere nel predetto regime sanzionatorio, il fornitore, in via alternativa, può (circolare dell’Agenzia delle Entrate 2 luglio 2018, n. 13, § 1.6):

– emettere, tramite SdI, entro 5 giorni dalla notifica dello scarto, con la data e il numero del documento originario, la stessa fattura senza applicazione di sanzioni;
– emettere una fattura con un nuovo numero e una nuova data, rispetto alla quale risulti un collegamento alla fattura scartata da SdI e successivamente stornata con variazione contabile;
– emettere una nuova fattura con una specifica numerazione, che, nel rispetto della sua progressività, evidenzi che si tratta di un documento rettificativo del precedente, scartato da SdI. Si pensi a numerazioni quali “1/R” o “1/S”, volte ad identificare le fatture, inserite in un apposito registro sezionale, emesse in data successiva in luogo della n. 1 (nell’esempio fatto) prima scartata da SdI. Così, ad esempio, a fronte delle fatture n.1 del 2 gennaio 2020 e n. 50 del 1° marzo 2020 (uniche due fatture del contribuente scartate da SdI sino a quella data), potranno essere emesse la fattura n. 1/R del 10 gennaio 2020 e la n. 50/R dell’8 marzo 2020, annotate nell’apposito registro sezionale.

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