OFFIS PRO |
OBIETTIVI |
Quest’applicativo è disponibile sia per Mac OS sia per PC Windows in modalità Client ed in modalità Server. Lo scopo di questa applicazione è la gestione in modo semplice e puntuale delle pratiche di uno Studio Professionale; l’obiettivo è agevolare e snellire le attività più ripetitive, oltre ad ottenere un’archiviazione elettronica dei dati. La gestione del cliente risulta così notevolmente semplificata in quanto tutto ciò che viene fatto (pratiche, lettere, note spese, fatture/parcelle) risulta “agganciato” al cliente per il quale sono state predisposte.
Interfaccia completamente rinnovata in linea con le più moderne applicazioni gestionali, funzionante anche in rete, consentendone un utilizzo contemporaneo da parte di più utenti dello stesso studio (ognuno potrà però operare secondo le possibilità decise ed imposte dall’utente “Master”). E’ sviluppato per gestire ed ottimizzare al meglio l’attività funzionale di un qualunque studio tecnico, adattandosi bene alle esigenze sia di piccoli studi si di quelli più evoluti. L’applicativo consente di inserire le informazioni in modo multi direzionale, secondo le preferenze di chi lo utilizza, partendo quindi dall’agenda, dai clienti e dalle pratiche con tutti i dati collegati: attività, prestazioni, fatture, documenti, protocolli, rubrica.
Un potente sistema di ricerca consente di trovare e di aggregare più informazioni in modo semplice ed immediato. Rispetto alle precedenti versioni sono stati introdotte importanti modifiche:
✓ Nuova modalità di navigazione dei vari menù generale
✓ Nuova veste grafica
✓ Nuova Clienti con assegnazione sconto dedicato
✓ Nuova gestione utenti/collaboratori
✓ Nuova valorizzazione costo consuntivo utenti/collaboratori
✓ Nuova valorizzazione ricavo consuntivo utenti/collaboratori
✓ Nuova gestione Tariffario dello Studio
✓ Nuova gestione Pratiche
✓ Nuovo Gantt avanzato pratiche
✓ Nuova gestione Conto Pratiche
✓ Nuova gestione Workflow Pratiche
✓ Nuovo formato Preventivi/Parcelle a righe estese
✓ Gestione Parcella secondo la Tariffa D.M. 04-04-2001
✓ Gestione Parcella secondo la Tariffa D.M. 140 20-07-2012
✓ Gestione Parcella secondo la Tariffa D.M. 143 31-10-2013
✓ Gestione Parcella secondo la Tariffa D.M. 17-06-2016
✓ Gestione circolari, lettere incarico
✓ Gestione ordini fornitori
✓ Gestione rubrica dello studio
✓ Gestione modelli
✓ Gestione grafici
✓ Gestione Bilancio Studio
✓ Nuova Gestione Documentale
✓ Nuova Gestione Fatturazione Elettronica
✓ Fatturazione Elettronica – Aggiornato all’ultimo tracciato xml AdE
✓ Gestione del Protocollo
✓ Bilancio dello Studio e sintesi per categoria e per anno/mese
GESTIONE DELLA PRATICA
Pianificazione del progetto
Definisci il piano di lavoro e le risorse necessarie al progetto BIM organizzandolo in “Fasi” e “Attività” e indichi i relativi responsabili.
Controllo dei tempi e costi
Fai una previsione delle tempistiche e del budget necessario a ciascuna attività e in fase di esecuzione registri i tempi e i costi effettivi.
Esecuzione del progetto
Metti in pratica il piano e modifichi lo stato di fasi e attività con il progredire del lavoro (mediante diagrammi di Gantt).
Collaborazione e comunicazione
Carichi nell’applicativo (cfr tab doc Esterni) gli elaborati prodotti in modo da avere sempre a disposizione le informazioni e comunicare efficacemente con tutti gli stakeholder.
Monitoraggio ed analisi
Confronti velocemente le previsioni e l’effettiva esecuzione di ciascuna attività della pratica in termini di tempi e costi attraverso le dashboard e grafici di previsione e di esecuzione.
GESTIONE UTENTI E SUE ABILITAZIONI
Ogni utente, secondo le abilitazioni, può definire impegni, scadenze, appuntamenti, assegnare promemoria e preavvisi, gestire procedure con attività in cascata (macro) già predefinite, ma che possono facilmente essere modificate e adattate alle proprie esigenze lavorative (nelle sequenze delle scadenze e nelle singole attività costituenti la procedura o pratica).
GESTIONE DELLA CONTABILITA’ DI PRATICA
L’applicativo consente anche la gestione di ogni aspetto della contabilità di pratica, essendo possibile generare e gestire per ogni pratica il preventivo e il consuntivo dei costi, le risorse interne, i dati contabili, le fatture in entrata e uscita con la possibilità opzionale di gestire le singole righe di fattura, i relativi registri, sotto forma di liste, e il registro IVA per periodo, attraverso la lista scadenza pagamenti doc emessi.
Ogni utenti ha a disposizione una sezione per il calcolo delle parcelle per i lavori pubblici secondo il Decreto 17/6/2016, per le diverse categorie di professionisti.
GESTIONE DEI FORNITORI
Gestione anagrafica
La gestione dei fornitori è un sistema completo che ti aiuta a tenere traccia di tutti i fornitori. Consente di gestire le relazioni con i fornitori e di snellire i processi di approvvigionamento.
Gestione ordini e fatture di acquisto
Opportune subsezioni permettono la gestione per fornitore degli acquisti, legandoli anche alla pratica, se opportuno, la gestione dei documenti contabili, nonché il pagamento degli stessi e la relativa conservazione della documentazione legata al singolo documento.
GESTIONE DEGLI IMPEGNI
Pianificazione degli impegni
Metti ordine nell’agenda dei tuoi impegni, pianifica in modo intelligente riunioni e appuntamenti. Il calendario è l’applicazione intelligente e perfettamente integrata in OFFIS PRO che permette di creare calendari per ogni tua attività, progetto o impegno lavorativo.
Controllo degli eventi
Crei un evento, scegli la data, imposti le notifiche e il gioco è fatto! Ricevi un promemoria direttamente sulla HOME…
Condivisione degli impegni
Puoi migrare i tuoi calendari in qualsiasi piattaforma esportando i files in formato .ics ed importarli nello stesso formato se ti serve per altre applicazioni.
STRUTTURA |
Sono stati previsti cinque “schedari” virtuali.
1) Clienti/Fornitori: memorizza i dati anagrafici e aziendali di ogni cliente/fornitore; può essere usato anche come agenda personale.
2) Pratiche: contiene le pratiche di tutti i clienti e la loro contabilizzazione.
3) Fatture o Parcelle/Note spese o preventivi: contiene tutte le fatture/parcelle e le note spese/preventivi emessi (le note spese/preventivi possono essere automaticamente trasformate in fatture).
4) Lettere: è possibile compilare lettere senza usare un elaboratore testi apposito, in modo da creare un archivio personale per la corrispondenza.
5) Bilancio Studio: è possibile inserire movimenti di Cassa in entrata e uscita e ottenere una puntuale statistica dell’andamento economico dello Studio.
6) Multi Studio: il programma permette di gestire fino a 3 diverse Società/Studio, in modo da consentire ad ognuna di predisporre i propri documenti di vendita. Tutti gli archivi sono condivisi, tranne i documenti di vendita che seguono una numerazione dedicata per ogni Società/Studio.
Un’unica licenza consente quindi di gestire e condividere i molteplici contenuti del programma con soli due vincoli:
a) non è possibile assegnare password di accesso o limiti di utilizzo alle diverse Società/Studio;
b) non è possibile scindere i dati delle diverse Società/Studio una volta inseriti nel programma.
DOWNLOAD VERSIONE CLIENT |
La versione Client/Stand-alone non consente un utilizzo contemporaneo in multiutenza e non è espressamente indicato per un utilizzo in rete locale o in Cloud, ma deve essere installato su ogni PC o Mac che lo vuole utilizzare.
Per l’installazione è sufficiente decomprimere il pacchetto “Installer” sotto scaricabile. Tutto ciò che è necessario per il funzionamento della versione Client/Stand-alone (programma, estensioni, dll e i dati via via inseriti) è contenuto dentro la cartella di ogni singolo pacchetto. Questa cartella può essere posizionata e rinominata come si desidera, purchè nulla del suo contenuto venga spostato, cancellato o rinominato.
Ulteriori informazioni sulla installazione e utilizzo le trovate nel documento “Info” sotto scaricabile.
Prima di installare il software verificare i requisiti Hw & SW specificati in questa pagina.
Dopo avere scaricato il documento, decomprimerlo con un doppio click. Verrà creata la cartella di lavoro, che contiene tutto il necessario al funzionamento del programma. Per la versione server fare riferimento al documento di installazione.
– Aprire la cartella e fare doppio click sull’applicazione app_offis.exe;
– Appare la finestra di login;
– Inserire la parola di default “master”, sia come Utente sia come Password.
DOWNLOAD VERSIONE SERVER |
La versione Server di OFFIS può essere installata e utilizzata indifferentemente su PC/Win o Mac/OSX e consente l’accesso contemporaneo di più utenti sugli stessi archivi anche attraverso iPAD.
Prerequisito fondamentale è la presenza della versione client di Filemaker v16/17/18, su ogni PC/Mac attivo in Lan che intende utilizzare OFFIS e di FilemakerGO 16/17/18 su iPAD (per ulteriori informazioni visitare il sito www.filemaker.it).
L’installazione del pacchetto va eseguita su un solo computer (PC o Mac) che sarà adibito a funzionare come “server”.
Al termine dell’installazione (che consiste semplicemente nello scompattare il file che scaricate) verrà creata una cartella che conterrà solamente i DB con i dati dell’utente e le cartelle di appoggio. Questa cartella può essere posizionata e rinominata come si desidera purchè nulla del suo contenuto venga spostato, cancellato o rinominato.
Ulteriori informazioni sulla installazione e utilizzo le trovate nel documento “Info” sotto scaricabile.
Prima di installare il software verificare i requisiti HW & SW specificati in questa pagina.
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