SUPPORTO

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All’indirizzo email supporto@offis.it potete inviare qualsiasi richiesta di chiarimento, inerente problemi di carattere tecnico (installazione, utilizzo ecc.).

Nella sezione delle FAQ potete trovare risposte e documentazione per la soluzione dei problemi più comuni.

All’indirizzo email info@offis.it potete sottoporre qualsiasi quesito o suggerimento circa modifiche che ritenete possano essere effettuate sugli applicativi disponibili per il download.

Chi utilizza la versione PREMIUM avrà la priorità massima e potrà contattarci ai numeri sotto riportati.

DOCUMENTI
FAQ Suite di OFFIS

Ai fini IVA l’operazione si può configurare come un acquisto di beni o una prestazione di servizi ricevuta da soggetto non residente.
Il soggetto passivo italiano che acquista un programma su internet da fornitore estero deve, ai fini IVA, distinguere le ipotesi in cui avviene la consegna fisica del prodotto (acquisto di beni) da quelle in cui il software viene scaricato direttamente online (prestazione di servizi).

Acquisto di software da fornitore UE
Fino a qualche anno fa l’acquisto di un software on line comportava necessariamente la consegna fisica del prodotto su un supporto fisico (cd. chiavetta USB, etc.).
In tal caso, in ambito B2B, siamo di fronte ad una fattispecie rientrante nel commercio elettronico indiretto: ai fini IVA, trattasi di acquisto di beni, dove il canale web viene utilizzato come “vetrina” e il contratto di compravendita si conclude con la movimentazione del bene dal cedente (soggetto estero) al cessionario (acquirente italiano).
Diverso è il caso in cui, l’acquisto si perfeziona direttamente online: si parla di commercio elettronico diretto quando il bene compravenduto (nel nostro caso il software) viene scambiato direttamente via internet, ad esempio, tramite il download online del programma (al pari di un aggiornamento dello stesso). In presenza di un fornitore non residente tale operazione va trattata come una prestazione di servizi ricevuta.

Preso atto della distinzione fra bene e servizio, è importante prestare attenzione con la fatturazione elettronica ed il nuovo tracciato xml – versione 1.6.1 e versione 1.7 del 23 dicembre 2021. Con provvedimento prot. n°166579 del 20 aprile 2020, l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato la nuova versione del tracciato xml della fattura elettronica – versione 1.6.1 che prevede, tra le altre modifiche, l’introduzione di un maggior grado di dettaglio dei codici Tipo Documento. Dal 1° ottobre al 31 dicembre 2021 il nuovo tracciato convivrà con il precedente (versione 1.5), mentre dal 1° gennaio 2022 diventerà obbligatorio (tale scadenza è stata traslata al 01/07/2022 per gli effetti del DL 146/2021, art.5, comma 14-bis).
Così dal 1° gennaio 2022 l’integrazione/autofattura per acquisto di servizi/beni dall’estero, ora differita al 1° luglio prossimo (art. 5, comma 14-bis, del D.L. n. 146/2021), richiederà i seguenti codici:
– acquisto da fornitore UE:
TD17: se si tratta di servizi
TD18: se si tratta di beni
– acquisto da fornitore extraUE:
TD19: sia se si tratta di servizi sia se si tratta di beni.

Per approfondimenti: https://www.offis.it/wp/autofattura/

Per poter creare un’autofattura con i pachetti della Offisoftware, è importante effettuare delle impostazioni di tipo generale che serviranno in futuro per ogni emissione del documento fiscale. Pertanto è importante seguire le istruzioni di seguito riportate.
Pigiare nel menu in alto, Tabelle, e selezionare Commerciale e poi cliccare in Desc. Documenti  Emessi/Ricvuti

A questo punto, attivare l’autofattura, assegnare il tipo documento di default, ed una numerazione per le autofatture (consigliato, ma non obbligatorio). Creare un cliente con i dati commerciali dello studio (c.d. cliente studio) ed impostarlo in Strumenti, Valore di base, come da immagine seguente

A questo punto, cliccare in Crea, Nuovo Doc. Emesso

Selezionare il tipo documento, autofattura, come nelle seguenti immagini e poi cliccare in PROSEGUI

Inserire e/o modificare i dati del Cedente/Prestatore (CP), i dati della fattura da integrare, modificare se il caso lo richiede il cessionario/committente (CC)

A conclusione dell’inserimento/modifica dei dati pigiare sul tasto CHIUDI della finestra e proseguire per la parte finale dell’emissione della fattura xml, secondo le modalità classiche di emissione di una fattura elettronica.

Per altri approfondimenti: https://www.offis.it/wp/autofattura/

Preparare la fattura da inviare al Sistema di Interscambio, attraverso la modalità di trasmissione scelta, posizionarsi in “Gestione XML“, pigiare il pulsante Allega, in “Allegato al file XML“,

Cercare il file da allegare, dopodichè si ottiene la seguente schermata

A questo è possibile aprire il file per un ulteriore verifica, cancellarlo o modificare la descrizione del documento allegato. Effettuato le verifiche opportune che si ritiene effettuare, è possibile creare il file xml, contentente l’allegato, da inviare allo SDI.

Il file trasmesso deve essere conforme alle regole di nomenclatura, ossia:

idFiscale-inviante_progressivo.xml (oppure p7m o zip), oppure
idFiscale-inviante_DF_progressivo.xml (oppure p7m o zip)

Quindi, supponendo che il codice fiscale di chi emette fattura sia 01234567891, il file dovrà essere così denominato (nell’esempio il progressivo invio è 1): IT01234567891_00001.xml

Nel caso il progressivo invio fosse 55 (codice invio: massimo 5 caratteri): IT01234567891_00055.xml

Nel caso il codice fiscale fosse CLRGPP18P01D969O ed il progressivo 123: ITCLRGPP18P01D969O_00123.xml

Ongi altro tipo di nomenclatura, esempio “Fattura_IT01234567891_00055.xml” produrrà lo scarto del file.

Attenzione il codice invio, composto da 5 caratteri, deve essere sempre diverso dai precedenti.

Ogni pacchetto di Offis permette l’emissione della fattura con il regime forfettario. Per le impostazioni procedere nel modo di seguito riportato.

Posizionarsi in Strumenti, Impostazioni di base e cliccare nel tab doc. emessi.

Pigiare su “si“, nel campo “Non dovuta Art. 13 L. 388 23-12-2000“, nella sezione Aliquota Ritenuta d’Acconto, personalizzando la descrizione che appare appena sotto la spunta. Inserire, poi, dal menu a tendina la descrizione che si desidera per l’imposta del bollo e l’importo minimo di fattura.

Posizionarsi in Strumenti, Impostazioni di base e cliccare nel tab Fatt. Elettronica.

In Regime Fiscale impostare RF02 Contribuenti minimi o RF19 regime forfettario.

Posizionarsi in Tabelle, Esenzioni IVA, appare la schermata TABELLA Codici IVA Esenti e personalizzare una riga di classe ES, cliccando in Natura nel menu a tendina N2.2 non soggette – altri casi, personalizzando la colonna relativa alla Descrizione che appare in fattura con una descrizione simile Art. 1 c.54-89 L.190/2014 e succ. modifiche (regime forfettario)per i riferimenti legislativi, considerati le modifiche periodiche effettuate dal legislatore, OFFISoftware consiglia di interfacciarsi con il proprio consulente amministrativo/tributario, manlevandosi da ogni responsabilità. Inoltre, se la Vs descrizione inserita eccede lo spazio prefissato, è possibile ridurre il carattere nella tabella delle esenzioni IVA (ad esempio: dimensione carattere 6).

Successivamente, nella scheda della fattura, ad ogni sua emissione, per emetterla senza IVA (e quindi con il calcolo del bollo), spuntare SI nel campo Esenzione IVA e selezionare il Codice esente dal menu a tendina, prima impostato.

Occorre applicare una marca da bollo del valore di 2 euro qualora la fattura abbia un corrispettivo totale superiore ai 77,47 euro. L’applicazione è automatica nel in cui si sia attivata la relativa impostazione in configurazione.

Ogni pacchetto di Offis permette l’emissione della fattura con il regime ordinario. Per le impostazioni procedere nel modo di seguito riportato.

Posizionarsi in Strumenti, Impostazioni di base e cliccare nel tab doc. emessi.

Posizionarsi in Strumenti, Impostazioni di base e cliccare nel tab Fatt. Elettronica.

Per i riferimenti legislativi, considerati le modifiche periodiche effettuate dal legislatore, OFFISoftware consiglia di interfacciarsi con il proprio consulente amministrativo/tributario, manlevandosi da ogni responsabilità.

Ogni pacchetto della Offisoftware crea il file xml da trasmettere a cura dell’utilizzatore all’Agenzia delle Entrate.
Attenzione: il file generato e da trasmettere ad una pubblica amministrazione deve firmato digitalmente, mentre a tutti gli altri cessionari/committenti può essere trasmesso senza.

Come trasmetterlo?
1) mediante PEC all’indirizzo sdi@pec.fatturapa.it
2) mediante il portale dell’Agenzia delle Entrate “fatture e corrispettivi

L’Agenzia delle Entrate offre, attraverso il portale Fatture e Corrispettivi, il servizio di conservazione elettronica grauitamente.

Come aderire?
Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione). Il processo di conservazione elettronica a norma è garantito dall’Agenzia delle Entrate gratuitamente mettendo a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.
Selezionando il link “Fatturazione elettronica” nella home page del portale “Fatture e Corrispettivi” è possibile attivare il servizio gratuito di conservazione elettronica.


Cliccando sul link “Accedi alla sezione conservazione” si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione (nel quale sono descritte tutte le caratteristiche tecniche del processo di conservazione eseguito sulle fatture) e dell’Accordo di servizio: selezionando le due caselle presenti nella pagina, il servizio si attiverà e dal quel momento in poi tutte le fatture elettroniche (così come le note di variazione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno portate automaticamente in conservazione elettronica.




Per poter inviare la fattura elettronica, prima preparata con il vostro pacchetto di OFFIS, già pronta in formato xml, attraverso il portale “IVA e CORRISPETTIVI” dell’Agenzia delle Entrate, basta entrare all’interno del portale:

https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Dopo l’accesso nel portale, basta pigiare in Fatturazione elettronica e Conservazione, sul link Fatturazione elettronica e Conservazione, come nella seguente immagine

A questo punto si propone, ma non è obbligatorio, il controllo del file xml, pigiando sul link “Controlla fattura“, come nella seguente immagine

Se la verifica risulta superata, pigiare in “Trasmissione“, come nella seguente immagine

Scegliere il file xml, appena verificato, e pigiare sul tasto “Invia“, come nelle seguenti immagini

Copiare nei propri appunti l’ID SdI che viene rilasciato dall’Agenzia delle Entrate, al fine di verificare successivamente la consegna del documento fiscale, come di seguito evidenziato.

Pigiare come nella seguente immagine il link “Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi

Vi appare la seguente schermata, “Ricevute file Fatture elettroniche“, a questo punto pigiare “Fatture emesse” e nella schermata successiva inserire l’ID SdI, precedentemente copiato per verificare la consegna del documento fiscale.  Attenzione che le ricevute non sono immediate.

Per consultare i vostri documenti contabili emessi, basta pigiare come nelle seguenti schermate

Infine, è importante ricordare a tutti gli utenti che il file xml verificato può essere trasmesso senzia firmarlo digitalmente a committenza privata (formato trasmissione: FPR12), mentre se l’invio avviene per una pubblica ammistrazione (formato trasmissione: FPA12), ricordarsi che il file xml dovrà essere firmato digitalmente prima dell’invio in busta crittofrafica P7M (CAdES) e poi effettuare l’invio dello stesso, come precedentemente evidenziato nella presente guida.

Per ogni altra informazioni si rinvia alla seguente pagina:
https://www.offis.it/wp/fatturaelettronicainvioagenziadelleentrate/

 

La copia cartecea di cortesia della fattura elettronica non è un documento avente validità fiscale. Pertanto, ai fini dell’esercizio del diritto della detrazione dell’IVA, il cessionario/committente deve essere in possesso del documento elettronico. L’esercizio del diritto alla sola presenza del documento cartaceo configura indebita detrazione dell’imposta, con conseguente applicazione della sanzione amministrativa pari al 90% dell’ammontare della detrazione compiuta.

Come impostare l’emissione della copia cartacea di cortesia con OFFIS?
Posizionarsi in Strumenti, Impostazioni di base, Doc. Emessi
Inserire nello “Spazio per la descrizione fondo pagina del doc di vendita” una descrizione simile alla seguente: Documento privo di valenza fiscale ai sensi dell’articolo n.21 DPR 633/72. L’originale è disponibile all’indirizzo telematico da Lei fornito o nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate
Effettuare la stampa del documento di vendita creato per la copia cartacea di cortesia da trasmettere/consegnare al cliente.

  • Importare i documenti da una precedente versione, se in possesso;
  • controllare ed aggiornare i dati della Società/Studio inseriti nel TAB “Strumenti, Impostazioni di base, Dati Anagrafici”;
  • Pigiare il pulsante “RICHIEDI NUOVO CODICE”, che si trova nel TAB “Strumenti, attivazione”.

Per maggiore supporto, si rinvia al video tutorial “MIGRAZIONE DATI ED ATTIVAZIONE“, della pagina ATTIVAZIONE

Utilizzare OFFIS su una cartella residente su Cloud è sconsigliato, seppur alcuni utenti utilizzano questo sistema. Per maggior chiarezza la sconsigliamo in quanto tale utilizzo si contrasterebbe con la scrittura dei dati su dei database, quindi se durante la scrittura del dato ci fosse qualche problema di trasmissione dovuto alla linea, il dato risulterebbe compromesso e conseguentemente il programma potrebbe non funzionare più. Altra condizione che può portare gravi problemi ai DB del programma, è l’eventuale scrittura dei dati da due postazioni differenti, che al momento della sincronizzazione del Cloud porrebbero in conflitto i due diversi DB locali.

Probabilmente in futuro la software house lavorerà per creare una versione di OFFIS su piattaforma Cloud, ma sfrutterà una piattaforma nativa per il motore del programma stesso. Al momento è consigliabile di salvare il tutto su una chiavetta da poter spostare nei vari PC, ed eventualmente tenere un backup della chiave su Cloud in modo da poter recuperare tutto in caso di smarrimento o danneggiamento della chiavetta.

La problematica evidenziata riguarda un problema legato alla cache che si forma con l’aggiornamento dei caratteri di windows e che lo stesso crea un conflitto alla runtime di filemaker, base di programmazione del pacchetto implementato da Offis Software. Pertanto, al fine di risolvere quanto rappresentato nell’immagine, considerato che i dati  sono stati regolarmente memorizzati secondo gli schemi implementati, quindi non vanno persi, bisogna solo ed esclusivamente riavviare il sistema operativo (riavvio del PC), atteso che le nostre evidenziazioni vengano risolte dalla software house Claris FileMaker e/o da Microsoft.

 

Assolutamente SI, ma solo fino a OFFIS ver 4.2. Nel menu generale “STRUMENTI” e prevista la voce “Upgrade da Gespra5x” che consente di recuperare i dati. Seguire attentamente le indicazioni che appaiono a video e quelle elencate nel “QUESTO DOCUMENTO

E’ necessario innanzitutto migrare alla versione Gespra5x come indicato sulla web page migrazioni da GESPRA. Successivamente seguire le indicazioni suggerite alla domanda precedente

Come indicato in QUESTA PAGINA il pacchetto OFFIS alla prima esecuzione è nella versione LIGHT che presenta alcune limitazioni sul numero di clienti, pratiche, fatture. La versione PREMIUM, invece, consente un utilizzo senza limitazioni. Per ottenere il codice DEFINITIVO, basta seguire pedissequamente quanto riportato nella pagina web “ATTIVAZIONE“.

Nella cartella di lavoro da Offis sono presenti 4 archivi che iniziano con il suffisso “pra_”. Questi erano i DB (data base) dove venivano salvati i dati inseriti.

Nella cartella di lavoro, oltre gli archivi dell’utente, è presente anche l’applicazione da lanciare per l’utilizzo di OFFIS che da “Offis y.x” si chiama “app_offis“.
Nulla viene installato nella cartella “Programmi” di Windows o “Applicazioni” di Osx. Tutto il necessario per il buon funzionamento del programma è contenuto nella cartella che viene installata (l’installazione consiste semplicemente nello scompattare il file scaricato dal nostro sito).
E’ per questo motivo che nulla del contenuto della cartella di lavoro deve essere spostato, rinominato o cancellato.

Il salvataggio dei dati è una delle attività più delicate da eseguire. Il computer, la lan, il cablaggio elettrico possono provocare, in caso di malfunzionamento, danni irreparabili. Una buona strategia di salvataggio (come indicato in QUESTO DOCUMENTO) consente di limitare i danni provocati da eventi eccezionali (crash del computer) o da irreparabili interventi umani.

Seguire le indicazioni che trovate nella pagina ATTIVAZIONE. Ricordarsi di aggiornare il campo “Nome Società o Studio”, prima di richiedere il codice di attivazione. Infatti, una modifica di tale campo, provocherà la forzatura alla versione LIGHT e l’invalidazione della licenza.

Nella versione PREMIUM il limite è quello della capacità di memorizzazione del disco. Possiamo tranquillamente affermare che potete memorizzare migliaia di clienti, fatture, pratiche e lettere.

No. Se si desidera ultizzare il medesimo pacchetto (ad es. OFFIS_PAR) con la “portabilità” degli stessi dati di utente sia su PC sia su Mac è sufficiente acquistare una sola licenza. Per realizzare la “portabilità” occorre poi creare una sola cartella di lavoro come specificato in QUESTO DOCUMENTO.

Si, ma solo per accedere alla versione SERVER di OFFIS. E’ indispensabile l’app gratuita Filemakergo 16/17/18 su iPAD ed accedere in modalità “remoto” al PC/Mac che ospita i DB di Offis versione Server.

VIDEOCORSI
ASSISTENZA

L’assistenza è fornita gratuitamente durante il primo anno dall’acquisto (data di fatturazione) della licenza d’uso, a prescindere dalla data di scadenza riportata sul pacchetto installato.
L’assistenza oltre al primo anno dalla data di acquisto è garantita attraverso un contratto annuale che non prevede limiti alle richieste.
L’assistenza è fornita mediante ticket a mezzo mail. 
Prima della scadenza, è importante acquistare un Service Update 365, che prolungherà il servizio di aggiornamento ed assistenza per ulteriori 365 giorni.
Per ogni altra informazione si rimanda al paragrafo relativo all’attivazione e contratto di manutenzione/assistenza.